采購組織階段的重點就是摸清和掌握項目使用需求部門對采購的真實需求。組織環(huán)節(jié)應與使用需求部門及涉及項目的主管部門進行充分溝通和調(diào)研。

開展市場調(diào)查研究的目的是摸清項目組織外部可能影響采購方案制定的市場、環(huán)境、供應商、產(chǎn)品及其他制約條件等因素，起到對項目需求信息內(nèi)容加以補充的作用。

在采購需求分析時，溝通和調(diào)研工作所使用的項目管理工具和技術主要包括：訪談、小組會議、研討會、群體創(chuàng)新技術、群體決策技術、問卷調(diào)查等。

采購組織應充分熟悉項目的特點、設計意圖、采購的基本內(nèi)容、項目管理整體目標以及涉及的法律、法規(guī)、行業(yè)政策、規(guī)范標準等內(nèi)容，對采購的基本情況做到心里有數(shù)。

采購方案中的“項目基本情況”包括項目背景概況.立項和預算審批依據(jù).采購主要內(nèi)容等。

采購方案是采購人為了規(guī)范有序地實施工程、貨物和服務采購工作，通過分析和掌握采購項目的技術特點、管理特征，需求目標，市場供應狀況及競爭格局，依據(jù)有關法律政策、技術標準規(guī)范編制的采購項目具體實施計劃的指導文件。

在進行采購需求分析前，應采集項目的基本信息，一般包括：背景材料、采購政策、基本需求、高級需求、其它信息。

對于工程建設項目，需了解項目所屬行業(yè)及所在地建設市場的具體政策和政府的監(jiān)管、交易模式及特殊要求，造價定額模式及內(nèi)容，市場的勞動力人工成本、建材與施工機械的價格行情起落及趨勢走向。

詢價采購方式根據(jù)符合采購需求且報價最低的原則確定成交供應商。

項目預算應以預算申請部門申請金額為準。